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1　紙文書の保存場所?方法

文書管理者の責任において共用の保存場所(事務室、書庫等)に保存する。

(1)　事務室における保存

①　事務室においては、「1)まとめ終えていない法人文書ファイル等」と「2)まとめ終えた法人文書ファイル等」とを区分して保存するとともに、1)と2)のうち継続的に利用する法人文書ファイル等の保存場所を職員にとってより使いやすい場所とするよう配意する。

②　個人的な執務の参考資料の収納場所は、職員各自の机の周辺のみとする。

(2)　書庫における保存

①　前々年度以前の法人文書ファイル等については、「継続的に利用する法人文書ファイル等」を除き、法人文書を適切に保存できる書庫等で保存する。

②　個人的な執務の参考資料は書庫に置いてはならない。

(3)　機密性の高い法人文書ファイル等

(1)、(2)にかかわらず、機密性の高い法人文書ファイル等については、施錠のできる書庫等に保存し、不正な持ち出しや盗難を防ぐ措置を講ずるものとする。

(4)　ファイリング用具の表示

ファイリング用具の見出しや背表紙の表示については、別添様式のとおりとする。

2　電子文書の保存場所?方法

文書管理者の責任において共用の保存場所に保存する。

(1)　文書の改ざんや漏えい等の防止等の観点から、情報の適正な取扱いを確実にするための手段を講じたサーバにより保存し、欧洲杯足球买比赛平台网址_欧洲杯开户首选-官网中文版香川大学文書処理規程に準じたファイル管理を行う。

(2)　保存期間満了時の措置を移管としたものについて、長期に保存するものについては、技術的に変換が困難な場合を除いて、「標準的フォーマット」で保存するとともに、見読性を維持する。

(3)　欧洲杯足球买比赛平台网址_欧洲杯开户首选-官网中文版香川大学情報セキュリティポリシーの規定に従い、必要に応じ、パスワードの設定、暗号化、電子署名の付与を行うとともに、バックアップを保存する。

(4)　共有フォルダを保存先として活用する際は、共有フォルダについて、法人文書ファイル管理簿上の分類に従った階層構造にする等、共有フォルダの構成を法人文書ファイル等として管理しやすい構造とする。

(5)　電子メールのうち、意思決定過程や事務及び事業の実績の合理的な跡付けや検証に必要となる法人文書に該当するものについては、原則として作成者又は第一取得者が速やかに関連文書とともに法人文書ファイルにまとめるなどして、共有フォルダ等に移し、保存するものとする。

3　引継手続

(1)　文書管理者の異動の場合の法人文書ファイル等の引継手続については、下記のとおりとする。